Mode d’emploi pour faire de l’espace de coworking un atout pour votre entreprise
Mode d’emploi pour faire de l’espace de coworking un atout pour votre entreprise
- novembre 5, 2024
- Posted By admin
Un espace de coworking, c’est pratique. Sa location peut même être plus économique/rentable qu’un bail commercial. Du moins, elle réduit une des charges fixes de l’entreprise. Néanmoins, pour qu’il soit un atout, son utilisation nécessite une optimisation. Cela commence par le choix de l’endroit.
Comment choisir son espace de coworking ?
Le premier réflexe est de faire son choix en se basant sur les prix de la location. C’est pertinent, mais insuffisant. Pourquoi ? Car le prix que vous êtes capable de payer dépend de votre budget. Un bureau qu’un autre freelance ou un autre entrepreneur trouvera cher ne le sera pas forcément pour vous et vice versa. Voici la question que vous devez vous poser : de tous les espaces de coworking autour de moi, quel est celui qui offre des services qui conviennent à mon entreprise ? Quel est celui, dont les conditions favorisent la réflexion et l’ingéniosité ?
Tenez compte des services proposés
Déjà, assurez-vous de pouvoir accéder à l’espace 7 jours sur 7. Ensuite, la présence d’un réseau Wi-Fi est fondamentale ! Il faut aussi des phone boxes. En effet, il est hors de question que les coworkers entendent vos discussions téléphoniques et visioconférences. De même, les leurs ne doivent pas venir perturber votre concentration. L’infrastructure devrait aussi compter des espaces communs (restauration ou food-court, pause-café, salle de détente, etc.) ainsi que des salles de réunion. Le prestataire devrait mettre du personnel à disposition des locataires (manager, desk client, ménage, etc.). Il est chargé de les orienter, de répondre à leur demande, etc.
Ne négligez pas l’aménagement de l’espace
En ce qui concerne les conditions d’aménagement, concentrez-vous sur trois aspects essentiels.
Premièrement, privilégiez une luminosité naturelle abondante fournie par de grandes fenêtres. Elle est complétée par un éclairage artificiel.
Deuxièmement, assurez-vous d’une bonne ventilation et aération que procurent des fenêtres ouvrables doublées d’un système de climatisation efficace. Informez-vous également sur le chauffage.
Pour ce qui est du mobilier, la seule manière de savoir s’il est confortable, c’est de les essayer. Avant de prendre un abonnement, demandez au prestataire si vous pouvez visiter l’espace de coworking et tester quelques bureaux.
Enfin, des casiers ou des espaces de stockage personnels vous seront utiles si vous comptez fréquenter l’endroit régulièrement.
Comment être concentré dans un espace de travail partagé ?
L’optimisation d’un espace de coworking passe par l’acquisition d’un niveau de concentration élevé. Vous êtes là pour travailler et non pour discutailler ni vous détendre. Plus vous êtes concentré, plus vous êtes productif, plus vous atteignez au plus vite vos objectifs.
L’aménagement présenté précédemment, une décoration apaisante et minimaliste (couleurs neutres, douces) avec des plantes ainsi que la propreté des lieux devraient déjà favoriser cette concentration. Mais des efforts de votre part sont également essentiels. Installez-vous dans un coin que vous trouvez calme.
Utilisez un casque antibruit ou écoutez du bruit blanc pour instaurer le silence complet. Désactivez les notifications qui ne vous sont pas essentielles sur votre téléphone et votre ordinateur. N’hésitez pas à informer poliment vos voisins de travail que vous avez besoin de calme pour vous concentrer.
Faites des pauses régulières dans l’espace détente. Et bien sûr : fixez-vous des objectifs quotidiens en vous efforçant de les atteindre.
Surtout, ne travaillez pas dans le stress, car vous serez désorganisé : une bonne gestion des priorités et des tâches urgentes devrait vous aider à ne pas sombrer dans cet état de stress.
Enfin, gardez en tête que vous payez une location dans un espace de coworking. Chaque minute que vous passez dans cet endroit vous coûte de l’argent. Cet état d’esprit vous incitera à rester concentré.
Comment être productif dans un tel environnement ?
Comme précisé auparavant, lorsque l’on travaille dans un espace de coworking, il faut toujours planifier sa journée en partant d’objectifs précis. Cherchez à doper votre motivation et fuyez tout ce qui peut vous démotiver. Discutez avec d’autres coworkers pour avoir de nouvelles idées et des solutions à des problèmes que vous rencontrez. Alternez les périodes de travail intense et les moments de pause : c’est un excellent moyen pour maintenir un niveau élevé d’énergie physique et intellectuel.
Lors de la pause, allez dans l’espace détente, faites des étirements, regardez des vidéos, etc. Enfin, organisez votre journée autour des tranches horaires où vous êtes habituellement efficace : d’où l’importance de voir en priorité les horaires de l’espace de coworking et les conditions d’accès. Par exemple, certains ouvrent jusqu’à minuit les week-ends et jours fériés. Cela vous conviendra si vous êtes plus productif en fin de journée.
Comment gérer toute une équipe au milieu d’autres coworkers ?
Réservez les salles de réunion. Les jours où elles sont toutes prises, travaillez autour d’une grande tablée et communiquez en utilisant des services de messagerie. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe respectent les règles de l’espace de coworking. Si vous avez besoin d’un entretien privé avec l’un de vos collaborateurs ou recevoir des clients, vous pouvez louer un bureau fermé. Oui, les espaces de coworking mettent aussi en location des bureaux fermés, des salles de réunion, etc. Exploitez-les selon vos besoins.